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コンピューターがまだまだパーソナルでなかった頃、電子計算室なる部署に他部署の方々が長蛇の列を作って演算結果を待っていた、なんてことをだいぶ年上の先輩から飲み会の席で聞いたことがあります。
翻って現代、もはやパソコンはビジネスパーソンの各個人にとって切っても切れない存在になって、さらにスマホの存在でどこまでも業務は追いかけてきます。

そして、そこで追いかけてくる業務の先兵は、“email”という例の奴なのです。

emailがなかった時代にビジネスパーソンたちはどうしていたんだろう

多くの方にとって、大量のメール捌きに1日の時間の多くが占められてしまうこともあると思います。
向かいの席の上司が、「一応、記録のためだよ」と言いつつ、emailを送ってくることも(そんなことは言えば5秒で終わりだろ、などと思ったり、思わなかったり……)。

 

子育て中で、常に業務がタイムトライアル状態のお父さん・お母さんにとって、emailの捌き方は、時間通りに保育園にお迎えに行けるのかどうかの生命線上にあります。
とういことで、私は今回ご紹介する「email打ち返し作戦」を編み出しました。

 「emailを考え仕事にしない」

この作戦の肝はただ一つ。
「emailを考え仕事にしない」
です。
emailを書くことを、クリエイティブな仕事にしないことです。
emailはただただ情報伝達の手段にしか過ぎず、それ以上でもそれ以下であってもいけないのです。

 

そんなことは分かっている、というお声が聞こえてきそうですが、実はemailを1本書くのに結構な時間を費やしている同僚・部下・上司を私は多々見てきました。
その大半は、

  • 「書式」を考えている
  • 「敬語」を考えている
  • ビジネス文章だと冷たい表現になってしまうように錯覚して、できるだけ温かみが出るような表現を考えている
  • どのレベルをメールで聞いていいか、電話で聞くべきか、会いに行くべきかで悩んでいる
  • 相手から来たメールの主意が分からず、メールの行間を読んだり、同僚に意見を求めたりしている

といった具合です。

 「書式」や「敬語」はテンプレートで対応

「書式」や「敬語」のことで、google先生に聞く時間は、そのメールに類するものを書くときの、最初の1通のみ。
あとはテンプレートを手元に置いておき、それを使いまわすのです。
だいたいビジネスシーン(お伺い、お礼、報告など)やメールを送る相手の格(クライアント、同僚、部下、上司、権威ある方など)は類型化できるので、それにあわせて8割くらい形が決まっているテンプレートを用意しておきます。
後はそれに流し込むだけ。考えません。

※ただし、これは「お詫び」のシーンでの使用は注意すべきです。
テンプレート対応が思わぬ火種になる可能性もあるからです。
「お詫び」の場合は、「考え仕事」の部類に分けた方が良いです。

 ビジネス文書に温かみは不要

次にビジネス文書に温かみを出そうとすることに対してですが、これは相手と常日頃のコミュニケーションでカバーしておけばいいことです。
もしそれが難しい間柄(部署が離れているなど)の場合は、せめてメールの結びの文の後か前に労いの言葉や時候のことなどに触れておき、本文中はやってほしいこと、聞きたいこと、返信が欲しいのかそうでないのか、などビジネス文書の基本に極力徹していました。
相手の方が、自分が送ったメールをどのように転送・回覧されるかわかりませんので、迂遠なメール表現は自分の評価を下げることにもつながります。

 悩むくらいなら直接話そう

最後に、メールがいいのか、電話がいいのか、会いに行くべきかで悩むようでしたら、迷わず電話か会いに行くことを選ぶべきです。
たいていそういった事態の時にメールで収めようとすると、それこそ行間が伝わらず、言い方も変になってしまい、余計なトラブルのもとになります。
とにかく会いに行く、無理なら電話する、が最速の解決方法になります。
これは、相手から来たメールの主意が分からない時も同様です。
相手も焦ってたりして舌足らずになっているので、それをメールで聞いても、黒山羊さんと白山羊さん状態が続きます。
スパッと聞いてしまうのが吉です。

 自分の手元にボールを残さない

そして、email打ち返し作戦の総仕上げは、
「その日のメールはその日のうちに返す」
つまり、「その日に自分のところに飛んできたボールは、手元に残さず全て打ち返す」です。
その打ち返す先が相手の場合もあれば、別の方の場合もあるかもしれませんが、とにかく「自分の手元にボールがある」状態をその日中に解消して、保育園にお迎えに行っていました。

 

「返信は明日でいいか」
「来週水曜日までに返信くれって言っているから、火曜日に書こうか」
は禁物です。
そうです、明日自分の子供が37.5度以上を出して、休むかもしれないからです。
思わぬ伏兵は「子供の病気」。
いつ何時その伏兵に襲われてもいいように、とにかく「自分の手元にボールがある」状態を解消しておくことが大切です。

 

以上がemail打ち返し作戦の概要になります。
※もちろん、この作戦は業務上のトラブル時には当てはまりません。あくまでも通常時のみです。

 プライベートにメールチェックはしない!ようにしたいですが……

さて、最後は「本当にそれができれば」のことになってくるのですが、
「退社したらメールチェックしない」
が家族と自分のために非常に重要になります。

 

でも、根が真面目な方ほど、子供の世話が一段落したらメールチェックして、メールを打ち返してしまうんですよね。。。
送信時間AM1:30とか。

 

ちなみに私はどうしたのか。
退社以降、絶対にメールチェックしませんでした(ただ通勤時間には、その日の段取りをつけるためにチェックしていました。自分の業務のスタートダッシュのためです)。

それが普通のことだと自分と周りが認めるようになれば、しめたものです。

『まあ、フク山は保育園に迎えに行ってから、次の出勤までメールチェックしない奴だよね』の名声(罵声?)を勝ち得るまでが、結構大変ではありますが。。。

ということで、次回はその認定を勝ち取るための作戦「厚顔無恥作戦」をご紹介します。

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